1. Business Email Là Gì?
Business Email hiểu đơn giản là email được dùng trong công việc. Vì Business Email được gắn liền với domain, nên còn có một số tên gọi khác như Email Domain, Email theo tên miền.
Ví dụ: contact@duongromano.com
2. Những Lợi Ích Khi Dùng Business Email?
– Giúp tăng uy tín: bất kỳ ai cũng có thể tạo được các tài khoản email cá nhân như duongromano93@gmail.com, duongromano39@yahoo.com,… cho nên mức độ tin tưởng vào các email này sẽ thấp hơn so với Business Email.
– Giúp tăng tính chuyên nghiệp: việc tạo email cá nhân cũng rất dễ dàng, còn việc tạo Business Email không phải ai cũng biết.
– Giúp tăng độ nhận dạng thương hiệu: vì địa chỉ email được gắn liền với domain của bạn chứ không phải gắn với gmail.com, yahoo.com, outlook.com.
– Giúp quảng bá doanh nghiệp: khi bạn gửi thư cho một ai đó, khi bạn cho người khác biết địa chỉ email của mình hoặc khi email của bạn xuất hiện ở một bài viết thì người nhận/người đọc sẽ biết rằng bạn đang có một doanh nghiệp thật sự hoặc ít nhất mọi người cũng biết được bạn đang có một website.
Lưu ý: Mình dùng từ “giúp tăng”, nghĩa là bạn hoàn toàn có thể kinh doanh thành công mà không có Business Email. Nhưng mình vẫn khuyến khích nên có bởi vì bạn chỉ cần tạo 1 lần (miễn phí) sau đó các ưu điểm trên sẽ đi cùng bạn mãi mãi.
3. Làm Sao Để Tạo Business Email?
Hiện tại có nhiều dịch vụ giúp chúng ta làm việc này, trong đó có một số lựa chọn phổ biến như sau:
- Miễn phí: ZoHo, Yandex.
- Trả phí: G Suite (một dịch vụ của Google).
Nhưng nếu đã mua domain tại Google Domains, Google sẽ cung cấp cho bạn khả năng tạo 100 Business Email miễn phí.
Tại sao lại miễn phí?
Bởi vì Google sẽ kết nối địa chỉ Business Email mà bạn đã tạo trên Google Domains vào tài khoản Gmail mà bạn cung cấp.
Việc sử dụng tài khoản Gmail có nghĩa là bạn đang sử dụng chính máy chủ của Google để gửi và nhận thư.
Vì vậy bạn sẽ được miễn phí cũng như mọi ưu điểm khác của Gmail (bảo mật, phát hiện thư rác,…)
Nhưng có một lưu ý nhỏ: nếu bạn sử dụng Business Email từ G Suite thì giới hạn gửi sẽ là 2.000 email/ngày, trong khi đó giới hạn gửi của Gmail chỉ 500 email/ngày.
Điều này cũng không quá quan trọng, bởi vì nếu bạn dùng Gmail chỉ để GỬI THƯ LIÊN HỆ mà không dùng cho mục đích khác thì giới hạn này là quá đủ.
Giới hạn 500 đó được tính như sau:
- Nếu bạn gửi 1 EMAIL đến 1 NGƯỜI => gửi được 500 lần/ngày
- Nếu bạn gửi 1 EMAIL đến 10 NGƯỜI => gửi được 50 lần/ngày
- Nếu bạn gửi 1 EMAIL đến 500 NGƯỜI => gửi được 1 lần/ngày
Có nghĩa là 500 đó sẽ tính theo người nhận, nếu bạn gửi email liên hệ với từng người như thông thường thì sẽ gửi được 500 email/ngày. Còn gửi cho nhiều người cùng lúc thì sẽ trừ đi tương ứng.
Ví dụ: email đầu tiên của hôm nay gửi cho 10 người thì đồng nghĩa bạn chỉ còn 490 cho ngày hôm đó.
4. Sử Dụng Business Email Có Khó Không?
Khó hay không phụ thuộc vào dịch vụ mà bạn sử dụng để tạo Business Email.
Vì mình đã mua domain tại Google Domains nên hiện tại đang dùng dịch vụ này.
Và địa chỉ Business Email của mình đã được kết nối vào Gmail nên việc sử dụng vô cùng quen thuộc bởi vì đang dùng giao diện của Gmail. Mọi thao tác đều tương tự như khi dùng địa chỉ Gmail cá nhân vậy.
Mặc dù thư được gửi đi từ Gmail nhưng người nhận chỉ thấy thư đó đến từ địa chỉ Business Email của bạn, chứ không phải từ địa chỉ Gmail cá nhân.
5. Nên Đặt Tên Gì Trước @?
Điều này phụ thuộc vào domain của bạn là dạng thương hiệu cá nhân hay thương hiệu công ty.
– Đối với cá nhân: cái này thì dễ rồi, bạn chỉ việc tạo 1 địa chỉ duy nhất để nhận thư từ tất cả mọi người. Ví dụ: contact@duongromano.com
– Đối với công ty: công ty sẽ có các phòng ban với các vai trò khác nhau vì vậy bạn sẽ cần tạo nhiều địa chỉ hơn. Ví dụ: contact@, support@, sale@,…
6. Thực Hành Tạo Business Email
Trong phần này mình sẽ hướng dẫn bạn sử dụng dịch vụ Google Domains để tạo miễn phí Business Email.
Lưu Ý:
- Có 2 điều kiện cần thiết trước khi bắt đầu:
- – Đã có tài khoản Gmail.
- – Đã mua domain tại Google Domains.
Phần 1: Tạo Business Email trên Google Domains
- Đăng nhập Google Domains và chọn domain cần tạo Business Email.
- (1): Trong menu bên trái, chọn Email.
- (2): Bấm Add email alias.
Sau đó bạn sẽ thấy xuất hiện 2 khung nhập liệu:
- (3) Alias email: nhập tên Business Email mà bạn muốn tạo. Ví dụ: contact
- (4) Existing recipient email: nhập địa chỉ Gmail để kết nối với Business Email. Tốt nhất là nhập địa chỉ Gmail đang dùng để đăng nhập Google Domains, như vậy bạn sẽ không cần làm Bước 3 bên dưới. Ví dụ: myemail@gmail.com
- (5) Điền xong bấm Add để kết thúc.
- Sau đó Google sẽ gửi một email xác minh vào địa chỉ Gmail mà bạn đã điền trong khung “Existing recipient email”.
- Bạn hãy mở email đó ra và click vào VERIFY MY EMAIL ADDRESS để hoàn tất.
Lưu Ý:
Có 2 trường hợp Google sẽ không gửi email xác minh:
– Recipient Email = Login Email: địa chỉ Gmail bạn nhập trong khung “Existing recipient email” giống với địa chỉ Gmail bạn dùng để đăng nhập vào Google Domains (có nghĩa là Google biết Gmail đó là của bạn, vì vậy họ sẽ không yêu cầu xác minh).
– Recipient Email # Login Email và trước đây bạn đã xác minh địa chỉ Recipient Email đó rồi thì cũng không cần xác minh lại.
Phần 2: Kết nối Business Email với Gmail
Đăng nhập vào địa chỉ Gmail mà bạn đã nhập trong phần “Existing recipient email” ở Phần 1-Bước 2.
Để kết nối Business Email vào Gmail, yêu cầu đầu tiên là bạn cần bật 2-Step Verification.
- (1) Truy cập 2-Step Verification và bấm GET STARTED.
- (2) Nhập số Phone > (3) Chọn Text message > (4) Sau đó nhấn NEXT.
- (5) Google sẽ gửi một SMS có chứa Verification Code. Bạn hãy nhập mã đó vào khung Enter the code > (6) Sau đó nhấn NEXT.
- (7) Google sẽ hỏi có muốn bật 2-Step Verification không, bạn bấm TURN ON để hoàn tất.
Sau này, khi truy cập địa chỉ Gmail đã được bật 2-Step Verification, Google sẽ yêu cầu bạn nhập Password, sau đó yêu cầu nhập Verification Code (được gửi về Phone).
Khi nhập Code, nếu là máy tính chính bạn đang sử dụng hàng ngày, hãy nhớ chọn mục Don’t ask again on this computer (như trong hình dưới). Như vậy, sau này khi truy cập Gmail trên máy tính đó Google sẽ không yêu cầu bạn phải nhập Code.
Cũng có nghĩa là bây giờ chỉ có máy tính đó là có thể truy cập địa chỉ Gmail của bạn. Còn bất kỳ thiết bị nào khác khi truy cập sẽ bị Google hỏi Password + Verification Code. Nếu không có 2 điều kiện này, người khác sẽ không thể truy cập Gmail của bạn.
Và một lưu ý nữa là cùng máy tính đó nhưng nếu bạn truy cập địa chỉ Gmail này trên một trình duyệt khác, Google sẽ yêu cầu nhập Verification Code. Lúc này bạn cứ chọn Don’t ask again on this computer như trên.
– Truy cập App password và làm như sau:
- (1) Select app: Mail
- (2) Select device: Other (Custom name)
- (3) Nhập domain của bạn.
- (4) Bấm GENERATE để sang bước tiếp theo.
– Một hộp thoại sẽ hiện lên chứa 16 ký tự:
- (5) Hãy lưu password này lại để dùng cho các bước sau.
- (6) Sau đó nhấn DONE để kết thúc.
(1) Quay trở lại giao diện Gmail và truy cập Settings.
(2) Trên trang Settings, chọn tab Accounts and Import > (3) Sau đó tìm đến mục Send mail as và bấm Add another email address.
(4) Một hộp thoại sẽ hiện lên, bạn điền thông tin như sau:
- Name: nhập tên mà bạn muốn người nhận sẽ nhìn thấy. Ví dụ như của mình sẽ nhập là “Duong Romano”. Một lưu ý nhỏ ở đây là bạn nên đặt dưới 20 ký tự (bao gồm cả khoảng trắng), bởi vì từ ký tự 21 trở đi sẽ bị cắt bỏ (xem hình bên dưới).
- Email address: nhập Business Email của bạn vào đây.
- Treat as an alias: check vào đây.
- Click Next Step.
(5) Nhập thông tin SMTP Server như sau:
- SMTP Server: smtp.gmail.com
- Port: 465
- Username: nhập địa chỉ Gmail mà bạn đang dùng để cài đặt quá trình này (chính là địa chỉ Recipient Email mà bạn đã đăng nhập trong Bước 1). Ví dụ của mình là duongmain@gmail.com.
- Password: nhập 16 ký tự App password ở Bước 3.
- Sau đó bấm Add Account.
(6) Xác minh
- Sau đó quay trở lại giao diện Gmail, bạn sẽ thấy một email xác minh được gửi từ Google với tiêu đề “Gmail Confirmation – Send Mail As”.
- Bạn hãy bấm vào link trong email đó để hoàn tất.
Phần 3: Kiểm tra Business Email
Như vậy, hiện tại mình đang có 2 địa chỉ email như sau:
- E1: contact@duongromano.com
- E2: duongmain@gmail.com
Bây giờ mình đã có thể sử dụng E1 để nhận thư (sau khi làm xong Phần 1) và gửi thư (sau khi làm xong Phần 2) ngay bên trong giao diện của E2.
Hoặc nói bình dân hơn là mình đã nâng cấp E2 thành E1. Và bây giờ khi ai đó hỏi địa chỉ email, mình sẽ đưa địa chỉ E1 chứ không phải đưa E2 như trước đây.
Như vậy, mọi thiết lập đã được hoàn tất, việc cuối cùng bây giờ là kiểm tra xem việc gửi và nhận thư của E1 có được thành công hay không.
Có 2 cách để kiểm tra điều này:
- 1. Nhờ người khác: họ gửi email đến E1 của bạn và bạn dùng E1 để gửi email cho họ.
- 2. Tự kiểm tra: sử dụng một địa chỉ Gmail khác của chính bạn để gửi email cho E1 và dùng E1 để gửi thư cho Gmail đó.
Do mình đã có sẵn một Gmail khác nên sẽ dùng cách 2. Ví dụ địa chỉ Gmail khác của mình là E3: duongtest@gmail.com.
Bây giờ mình sẽ dùng E1 gửi thư cho E3, sau đó dùng E3 gửi thư cho E1 (giống như 2 người đang gửi thư cho nhau vậy). Nếu cả 2 bên đều nhận được thư thì thành công.
1. Đăng nhập E2 và bấm Compose để bắt đầu soạn thư
2. Trong phần From chọn địa chỉ E1 (vì mặc định Gmail sẽ tự điền phần From là E2)
Lưu ý: Nếu bạn muốn khi soạn thư, mặc định From là E1 thì hãy vào Settings -> chọn tab Accounts and Import -> tìm đến phần Send mail as -> chọn “make default” bên cạnh E1.
3. Trong phần To nhập địa chỉ E3
4. Điền Subject và soạn nội dung
5. Nhấn Send để gửi
6. Mở E3 và kiểm tra
7. Sau đó dùng E3 để gửi thư đến E1
7. Kết Luận
Như vậy là mọi thứ đã thành công, bạn có thể thấy được việc sử dụng Business Email để gửi thư trên Gmail là rất dễ dàng, hoàn toàn tương tự như việc dùng địa chỉ Gmail thông thường.
Google Domains và Gmail là bộ đôi tuyệt vời và đầy sức mạnh, giúp bạn có được Domain và Business Email với chi phí $12 mỗi năm.
Nếu sau này có nhiều blog, bạn cũng có thể thêm nhiều Business Email khác vào Gmail để sử dụng tương tự như vậy.
Chúc bạn thành công!